Hoe werkt de externe vertrouwenspersoon

Wanneer de werkgever is aangesloten bij de Nationale Vertrouwenspersoon dan kan de werknemer, werkzaam bij de aangesloten werkgever, die een klacht heeft zich per telefoon of e-mail bij de vertrouwenspersoon melden. Informatie over de aansluiting bij de Nationale Vertrouwenspersoon wordt door werkgever bekend gemaakt. De Nationale Vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat de werkgever en werknemers de beschikking krijgen over een “protocol gewenst gedrag”, een “flyer voor werknemers” met informatie over de toegang tot de vertrouwenspersoon en de Nationale Vertrouwenspersoon stelt een klachtenreglement beschikbaar.

Wanneer een klager zich meldt bij de vertrouwenspersoon dan bespreekt de vertrouwenspersoon met de klager op hoofdlijnen de klacht. Samen met de klager wordt besloten of de klacht in behandeling kan worden genomen. Vervolgens wordt veelal op een neutrale plaats een afspraak gemaakt met de klager. Verschillende opties worden in dat gesprek besproken. Doel van de gesprekken is om vooral uit de situatie te geraken.

Welke acties worden genomen.

Luisterend oor
De klager heeft uitsluitend behoefte om zijn verhaal kwijt te zijn. In dat geval fungeert de vertrouwenspersoon als luisterend oor.

Advisering
Het is mogelijk dat de vertrouwenspersoon één of meer gesprekken met de betrokkenen voert. Tijdens die gesprekken wordt de klacht geanalyseerd en kunnen verschillende mogelijkheden worden besproken om tot een oplossing te komen. De klager kan de wens en de wil hebben om zelf een oplossing te bewerkstelligen. De vertrouwenspersoon heeft dan de rol van klankbord en/of adviseur van de klager.

Verwijzing Het kan zijn dat een andere klachtenregeling, klokkenluidersregeling of mediation meer geschikt is voor de behandeling van de melding/klacht. In dat geval zal de externe vertrouwenspersoon dit met betrokkene bespreken en doorverwijzen. De vertrouwenspersoon kan de klager ook verwijzen naar b.v. een huisarts. Daarnaast kan het, in geval van beschuldiging van strafbare zaken, noodzakelijk zijn om aan te dringen op het doen van aangifte bij de politie.

Bemiddeling door de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon streeft ernaar problemen uit de wereld te helpen. De vertrouwenspersoon kan de rol van bemiddelaar aannemen. De klager zal, na een gesprek eerst het advies krijgen om een gesprek aan te gaan met de beschuldigde. Het kan nodig zijn dat de vertrouwenspersoon daarbij aanwezig is en de leiding neemt in het gesprek. Als betrokkene daarmee akkoord gaat, kan de klager of de vertrouwenspersoon contact opnemen met de beschuldigde waarin wordt nagegaan of de beschuldigde instemt met een gesprek al dan niet onder leiding van de vertrouwenspersoon. Het kan ook zijn dat een oplossing gevonden kan worden in een gesprek tussen de vertrouwenspersoon en de beschuldigde. Alle activiteiten die de vertrouwenspersoon onderneemt vinden uitsluitend plaats met de instemming van de klager waarbij de medewerking van de beschuldigde uiteraard een rol speelt.

Preventie
De externe vertrouwenspersoon heeft een taak in de preventie van ongewenst gedrag. Indien noodzakelijk vanwege breder aanwezige belangen kunnen zaken met instemming van de klager in breder kader geplaatst aan de orde worden gesteld bij de leiding van de organisatie.

De taken van een vertrouwenspersoon bestaan uit

1. Het verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben.
2. Het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
3. De klager informeren over andere oplossingsmogelijkheden.
4. Het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming.
5. Het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een huisarts of een mediator.
6. Het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag.
7. Het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag.

Gedragscode externe vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager of andere personen die een beroep doen op de vertrouwenspersoon. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van datgene dat bij de uitoefening van de functie als vertrouwenspersoon hem/haar ter kennis komt.

Tevens zorgt de vertrouwenspersoon ervoor dat de documentatie en archivering van gegevens geschiedt in overeenstemming met het vertrouwelijke karakter ervan. Dit geldt ook voor de werkaantekeningen die de vertrouwenspersoon maakt.

Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als het slachtoffer schriftelijk toestemming geeft tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn zoals b.v. bij ernstige bedreigingen of strafrechtelijke zaken.

Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken, kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan de vijf hieronder genoemde voorwaarden.

1. Naar eer en geweten alles in het werk is gesteld de toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen.
2. De vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding.
3. Er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen.
4. Het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren.
5. De vertrouwenspersoon is er vrijwel zeker van dat doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of anderen in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

Indien een dergelijke situatie zich voordoet, toetst de vertrouwenspersoon de redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige derde partij alvorens de geheimhouding te doorbreken.

De vertrouwenspersoon brengt betrokkenen op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken, alvorens dit daadwerkelijk te doen en verwijst betrokkene naar een andere partij of instantie.

De vertrouwenspersoon legt in deze procedure gegevens schriftelijk vast over de handelingen (ondernomen activiteiten), de afspraken, de toetsing en de consultatie met derden.